Chatbots voor SARO Scholengemeenschap

Hoe zorg je dat 20 scholen nooit meer de telefoon hoeven op te nemen?

Nou, helemaal zo ver zijn we nog niet — maar we komen er wel. SARO is een van de grootste scholengemeenschappen van Nederland, met meer dan 20 scholen en duizenden leerlingen en ouders die dagelijks vragen stellen. Over roosters, aanmeldingen, stages, absenties, open dagen, je kent het wel. De schooladministraties deden hun stinkende best, maar de herhaalvragen stapelden zich op.

Wat was het probleem?

Elke school heeft zijn eigen karakter en zijn eigen meest gestelde vragen. Tegelijkertijd geldt voor alle scholen hetzelfde: leerlingen en ouders willen snel antwoord — ook 's avonds, ook in het weekend, ook als het druk is. De Umbraco-multisite stond er al, maar er was nog niks dat automatisch kon antwoorden. En dat terwijl veel vragen gewoon... heel voorspelbaar zijn.

Wat deed ZAAKS!?

We startten met een pilot op 5 scholen. Per school deden we eerst contentonderzoek: welke vragen komen het meest binnen, wie beantwoordt ze nu, en wat is het juiste antwoord? Op basis daarvan configureerden we voor elke school een eigen Watermelon service agent — met schooleigen kennis, de juiste toon (want een mavo klinkt anders dan een gymnasium) en duidelijke escalatiepaden voor als een vraag echt menselijk contact verdient.

We regelden de volledige implementatie: technische integratie op de schoolwebsites, training van de schoolredactie én begeleiding bij de organisatorische adoptie. Want een chatbot die niemand kent, helpt ook niemand.

Wat leveren service agents op?

De pilot werkte zo goed dat er direct besloten is tot uitrol naar 15 extra scholen — medio 2026. Dat zegt genoeg. De service agents vangen een groot deel van de eerste vragen af. Schooladministraties worden ontlast. Leerlingen en ouders krijgen direct antwoord.

• 5 service agents live op SARO-scholen
• 15 nieuwe digitale medewerkers in voorbereiding (medio 2026)
• Volledig op maat per school — eigen toon, eigen kennis, eigen escalatiepaden
• Geïntegreerd in de bestaande Umbraco-multisite

Medewerkers getraind, organisatie klaar voor schaling

Wil je ook weten of een service agent iets voor jouw organisatie is? We beginnen altijd met een vrijblijvend gesprek en een contenttinventarisatie. Gewoon bellen of mailen.